Ao conversar com pessoas que residem em condomínios é muito comum ouvir expressões do tipo: (a) Que chato, hoje é dia de assembleia. (b) Nossa, estou tão cansado, não vou à assembleia, pois não estou com paciência para me incomodar hoje.
Quem trabalha com condomínios e que nunca se deparou com exclamações como estas?
Morar em condomínio é coisa séria, pois, ao contrário do que se pratica, a propriedade dos condôminos abrange, além de suas unidades autônomas, as áreas comuns do prédio. É exatamente o que diz o artigo 1.331, do Código Civil:
Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos.
Por este motivo, não basta que os condôminos cuidem apenas da conservação de suas unidades, mas sim de toda a universalidade da edificação, fato que somente poderá ocorrer por meio da participação recorrente às assembleias.
No entanto, em que pese a importância das assembleias, estas contam com participações mínimas, cujos índices variam entre 10% e 25% do total dos condôminos, o que por si só é um contrassenso, pois como alguém irá zelar
por aquilo que não conhece?
Willian Edwards Deming, um dos pais da administração diz que:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”
Já o ditado popular nos ensina que “quem engorda o porco é o olho do dono”. Ora, não é óbvio que a participação nas assembleias é algo indispensável?
Nem tanto.
Vários estudiosos já analisaram o caso e identificaram como os principais motivos para os baixos índices de participação nas assembleias os seguintes itens:
- Excesso de tempo gasto com o ato.
- Má comunicação do edital de convocação.
- Falta de clareza da pauta.
- Discussões intermináveis sobre assuntos fora da pauta.
- Desorganização do processo implementado no ato.
- Conflitos e agressões gerados entre os condôminos.
Um dado que todo gestor condominial sabe e que não necessita de nenhuma pesquisa cientifica para que seja constatado é o fato de que aqueles que não comparecem às assembleias são os que mais reclamam das decisões tomadas pela coletividade, especialmente nos assuntos deliberáveis sem a necessidade de participação de quórum especial.
Agora você deve estar se perguntando: então como faço para mudar esta realidade? Aí vão algumas dicas que derivam de alguns cases de sucesso:
Antes da assembleia.
- Elaborar um edital claro e com poucos itens de pauta.
- Realizar assembleias mais curtas e com uma maior periodicidade.
- Divulgar o edital na forma determinada pela convenção. Além disso, entregar o edital pela via protocolar, afixá-lo nas áreas comuns com grande circulação de pessoas e enviá-lo pela via eletrônica oficial de comunicação interna existente.
- Elaborar o edital com base nas necessidades circunstanciais e solicitar auxílio dos condôminos para tanto – pesquisas e enquetes são sempre bem-vindas para criar engajamento.
- Realizar o convite pessoalmente aos condôminos.
- Evitar a elaboração de editais que contenham o tópico “assuntos gerais”.
Durante a assembleia.
- Formatar e implementar um processo (workflow) eficiente para a condução dos trabalhos.
- Informar o processo adotado para que os condôminos se familiarizem com ele.
- Elaborar um contrato moral com os condôminos presentes, pedindo para que estes apenas se manifestem sobre os assuntos constantes da pauta.
- Dentro do contrato moral, estabelecer 4 filtros concomitantes para a manifestação dos presentes, quais sejam: O que será dito é (a) bom? (b) Verdadeiro? (c) Útil? Irá ofender alguém? Se não é bom, nem verdadeiro, muito menos útil e ainda irá ofender alguém, é melhor que não seja dito!
- Estabelecer um cronograma com horários definidos para início e fim de abordagem de cada assunto pautado.
- Definir critérios objetivos para que os presentes possam se manifestar. Ex: Levantar a mão antes de falar. Levantar-se e formar uma fila em local previamente definido.
- Fixar a forma de votação dos itens pautados.
- Estabelecer um momento de confraternização após o ato formal.
Alterar uma cultura já enraizada não ocorre do dia para noite. Muito esforço, dedicação, constância, disciplina e diálogo são necessários para que isto ocorra.
É certo que há uma tendência relacionada à ausência de comprometimento das pessoas, posto que as rotinas ocupacionais humanas estão cada vez mais aceleradas e desgastantes, fazendo com que os indivíduos não mais estejam dispostos a se comprometer com questões reputadas pouco interessantes.
Apesar disso, o gestor condominial deve ser resiliente e encorajar os condôminos a participarem das assembleias, tornando os atos mais agradáveis, leves e eficientes.
