O livro de ocorrências do condomínio é um documento, físico ou digital, para registo das atividades realizadas pelos moradores, visitantes, funcionários ou prestadores de serviços que sejam relevantes para o dia a dia do condomínio.
Na prática, um livro de ocorrências é considerado um canal formal de comunicação entre moradores e administração, permitindo o registro de reclamações, sugestões, incidentes, problemas de manutenção, elogios e outras situações que impactam a convivência e a gestão do espaço comum.
Continue para ver mais informações sobre o tema e descubra como a BRCondos coopera para melhorar a vida em condomínio. Boa leitura!
Qual a importância do livro de ocorrências?
O livro de ocorrências é importante para registrar eventos que impactam a vida dos moradores direta ou indiretamente, permitindo que o síndico tome providências com tranquilidade. O livro contribui para:
- Mapear as necessidades dos moradores: promover a participação dos residentes, registrar problemas e solicitações que impactam a vida em comunidade;
- Mapear as necessidades do residencial: manifestar insatisfações com manutenção, segurança condominial e benfeitorias pendentes;
- Gerenciar e resolver problemas: entender todas as tarefas que precisam de atenção do síndico e demais responsáveis pela administração;
- Documentar: um arquivo formal para construir um histórico do condomínio para tomar decisões baseado em fatos, prezando pela justiça e transparência.
Como funciona o livro de ocorrências?
O livro de ocorrências do condomínio funciona como um canal de comunicação e registro de elogios, solicitações e reclamações dos frequentadores do local.
Tudo começa com a comunicação proativa dos moradores, que registram suas questões no sistema adotado pelo condomínio residencial. Depois, o síndico analisa as ocorrências, decide e comunica suas decisões ao autor da reclamação. Se necessário, o morador emite uma réplica e a comunicação continua até a conclusão da ocorrência.
É importante que o recurso esteja disponível em um local de fácil acesso aos interessados, sendo comum manter o livro na portaria, facilitando eventuais registros por funcionários e prestadores de serviços.
Qual é o objetivo do livro de ocorrências?
O objetivo do livro de ocorrências é registrar fatos, prestar apoio aos moradores, garantir que as normas sejam cumpridas e facilitar a gestão geral. Nele, registramos:
- Reclamações por barulhos, importunação e conflitos entre moradores;
- Problemas de limpeza, manutenção e reparos em áreas comuns;
- Descumprimento de regras gerais da convenção e regimento interno;
- Sugestões de melhorias e reparos emergenciais no condomínio;
- Incidentes de segurança, falta de sinalização, baixo controle de acessos, risco iminente em áreas com pouca iluminação, e até episódios de invasões e roubos.
Com um livro de ocorrências, moradores e síndicos têm um histórico documental que contribui para a gestão condominial e preservação do patrimônio.
O livro de ocorrências do condomínio é obrigatório?
Embora o Código Civil não obrigue o uso do livro de ocorrências, essa ferramenta auxilia no cumprimento do artigo 1.348, Seção II, do Código Civil, concretizando a convenção condominial, o regimento interno e as determinações da assembleia, além de contribuir para uma prestação de contas transparente.
Outro aspecto importante é que, assim como a assembleia deve votar pela implementação do livro de ocorrências, o síndico e os condôminos podem decidir por eliminar a ferramenta da rotina condominial, embora seja uma prática pouco usual.
Para que serve o livro de ocorrências na portaria?
Um livro de ocorrências na portaria serve para registrar eventos que precisam de atenção da administração, como problemas de manutenção, reclamações de moradores, conflitos, problemas com a segurança condominial, entre outros eventos.
Embora muitos processos condominiais tenham migrado para o digital, aposentando instrumentos como o antigo livro da portaria (usado para controle de entrada e saída de visitantes, prestadores de serviços e encomendas), ter um caderno à disposição da portaria ainda é um recurso essencial em muitos condomínios.
Hoje, até mesmo o livro de ocorrências passa por atualizações para alcançar uma dinâmica mais fluida na portaria. Com o BRCondos Hall, você tem um canal próprio para controlar, registrar ocorrências e gerenciar as principais atividades da portaria.
- Saiba mais em: Como a tecnologia BRCondos facilita a rotina da portaria?
Como se faz um livro de ocorrência?
O primeiro passo para criar um livro de ocorrências é decidir qual formato, físico ou digital, é mais adequado à realidade do seu prédio. Depois, é essencial que os moradores e funcionários sejam orientados sobre como documentar os registros e preservar o livro.
Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?
O registro deve ser claro, objetivo e conter as informações essenciais sobre o evento, como:
- Nome e unidade do autor;
- Data e hora da ocorrência;
- Descrição detalhada do fato (o que, onde, como e quem estava envolvido);
- Medidas tomadas ou solicitadas;
- Testemunhas:
- Assinatura do autor do registro.
Caso tenha dúvidas sobre como registrar a sua ocorrência, utilize o modelo de preenchimento a seguir:
- Nome: Maria de Lourdes, Unidade 01, Apartamento 204
- Data: 23/06/2025
- Hora: 15:00
- Ocorrência: A moradora Maria de Lourdes relatou que sacos de lixos foram deixados no corredor, em frente à porta do apartamento 202, durante a noite do dia 22/06/2025, deixando mau odor impregnado no corredor.
- Medidas solicitadas: limpeza da área comum e advertência aos moradores do apartamento 202.
- Testemunhas: Ana Catarina, Unidade 01, Apartamento 201.
- Assinatura: Maria de Lourdes.
Com a tecnologia do aplicativo BRCondos, você não precisa pensar demais: todos os campos são pré-definidos, basta preencher usando dados do sistema ou textos livres.
Termo de abertura do livro de ocorrências
O termo de abertura do livro de ocorrências é um documento inicial que oficializa a estreia do livro de registros. A sua função é autenticar o livro, descrever seu objetivo e garantir a validade dos dados a partir daquele momento.
Elementos essenciais do termo de abertura
O termo de abertura do livro de ocorrências deve conter:
- Nome completo do síndico ou responsável pela administração;
- Identificação do condomínio;
- Número do livro de ocorrências;
- Descrição sobre a finalidade do livro de ocorrências;
- Local onde o livro de ocorrências ficará disponível;
- Data de abertura do livro;
- Assinatura do síndico ou responsável.
Exemplo de modelo de termo de abertura
Não sabe como escrever um termo de abertura do livro de ocorrências? Use o modelo abaixo, substituindo os campos entre colchetes:
Eu, [Nome do síndico ou responsável], na qualidade de [Cargo designado], oficializo com este termo a abertura do livro de ocorrências do condomínio [Nome do condomínio], registrado em nossos arquivos com o número [Número do livro]. Este livro destina-se ao registro das ocorrências relevantes para a gestão condominial e será mantido em local seguro e de fácil acesso aos interessados.
Local: [Local onde o livro será mantido]
Data: [Data de abertura do livro]
Assinatura do síndico ou responsável: [Assinatura]
Observação: caso escolha um sistema online para registro de reclamações, sugerimos adaptar a mensagem, removendo o número do livro físico e adicionando o canal utilizado.
Principais formatos de livro de ocorrências do condomínio
Existem dois formatos principais de livro de ocorrências: o físico e o digital.
Livro de ocorrências físico
Os registros são feitos em caderno ou livro físico próprio para anotações de eventos relevantes que aconteceram nas dependências (comuns ou privativas) do condomínio. A portaria deve ter um livro exclusivo para apoiar o síndico na gestão.
Livro de ocorrências digital
O livro de ocorrências digital ou livro de ocorrências online, segue o mesmo princípio do livro físico, exceto que a atividade é realizada em ambiente virtual. As informações são registradas em um canal online, próprio para gestão condominial.
Com BRCondos Hall, os porteiros podem registrar eventos em qualquer dispositivo autorizado conectado à internet. Cada registro vira um chamado aos cuidados do Síndico que, por sua vez, analisa e responde às pendências.
Outras opções de livro de ocorrências do condomínio
O condomínio também pode usar outras alternativas ao livro de ocorrências online, como e-mail, WhatsApp ou registrar direto no livro da portaria. Porém, essa prática não é recomendada por desviar o propósito original da ferramenta e gerar desorganização.
Caso utilize um canal de comunicação pessoal para registrar chamados, como e-mail ou WhatsApp, considere manter alguns cuidados, como garantir que o canal seja acessível aos interessados, organizado para eventuais consultas e com histórico protegido por backup.
Como fazer um livro de ocorrências online do condomínio?
Comece cadastrando seu prédio no sistema BRCondos Hall para uma gestão administrativa completa, permitindo que todos os interessados tenham acesso à ferramenta. Com suporte da nossa equipe, faça o cadastro inicial e as configurações estratégicas, impondo restrições de acessos e outras regras para uso do canal.
Agora que seu canal está configurado, basta preencher o termo de abertura do livro de ocorrências para oficializar o documento aos moradores e colocar o novo canal em ação.
O sistema BRCondos proporciona uma comodidade inigualável para o seu condomínio: faça anotações rápidas, independentemente de onde esteja, comunicando problemas diretamente ao síndico, além de controlar acessos, realizar assembleia virtual, publicar comunicados e muito mais em um lugar.
Quem pode ter acesso ao livro de ocorrências?
Qualquer pessoa que circula pelas dependências do condomínio, seja morador, condômino, funcionário ou prestador de serviços, pode registrar ocorrências no livro. Contudo, vale ressaltar que as regras não são padronizadas e podem variar conforme o regimento interno.
Em alguns casos, somente o porteiro, síndico ou administradores estão liberados para registrar e consultar as informações a fim de manter a ordem, preservar a imagem dos manifestantes e reduzir conflitos entre as pessoas envolvidas.
Vantagens e desvantagens do livro de ocorrências em condomínio
Vantagens
As vantagens de ter um livro de ocorrências é centralizar e formalizar sugestões ou reclamações dos moradores e funcionários do condomínio que serão analisadas e resolvidas pelo síndico ou administrador, facilitando a gestão e a aplicação da convenção e do regimento interno.
Além disso, existem vantagens específicas do formato de livro escolhido. O livro de ocorrências digital, por exemplo, se destaca pela facilidade de acesso, totalmente online e remoto, privacidade e extração rápida de relatórios.
Já o livro de ocorrências físico tem como vantagem o baixo custo de implementação e a inclusão de moradores que preferem papel e escrita.
Desvantagens
Ter um livro de ocorrências não apresenta grandes desvantagens, porém, quando a ferramenta é incompatível com o modelo de gestão ou é utilizada de forma inadequada pelos moradores, o uso saudável deste recurso é inviabilizado.
No caso do livro de ocorrências digital, investir em um software para servir a um único propósito pode ser inviável, dependendo da realidade financeira do condomínio.
Por outro lado, usar papel para documentar apresenta mais desvantagens, como a necessidade de registrar cada solicitação presencialmente, arriscar perder ou rasurar anotações, ou expor dados a terceiros, gerando situações desconfortáveis aos envolvidos.
Gestão completa de condomínios com a BRCondos!
Quem usa as soluções da BRCondos para administração inteligente de condomínios tem acesso a um canal personalizado na plataforma (disponível para computador e dispositivos móveis) com um livro de ocorrências online à disposição de todos.
Os moradores podem registrar suas reclamações no sistema sem interagir com outras pessoas, melhorando a comunicação e evitando situações constrangedoras, de conflito, entre outras condições.
Ao mesmo tempo, os porteiros prestam suporte e registram ocorrências daqueles que têm pouca afinidade com tecnologia, mas não abrem mão dos seus direitos.
O síndico, por sua vez, concentra todas as informações em um único canal, respondendo e monitorando o avanço de cada solicitação individualmente, sem negligenciar nenhum aspecto.Síndico, clique no link em destaque para explorar todas as soluções da BRCondos para uma portaria inteligente e gestão eficiente, e garanta o apoio da maior administradora de condomínios do Brasil.
