É de suma importância estabelecer critérios para a contratação de qualquer fornecedor para o condomínio.
Para ajudar nessa tarefa, a gestão responsável deve pesquisar referências, tais como: (a) portfólio de serviços e/ou produtos já executados/entregues; (b) existência de reclamações na internet em sites como Reclame Aqui e demais informações, como recomendações pessoais.
Para a homologação do cadastro, sugere-se que o fornecedor apresente os seguintes documentos:
- Certidões negativas atualizadas de débitos Federal, Estaduais e Municipais.
- Certidões negativas atualizadas de protestos junto a todos os cartórios de protestos de títulos existentes na comarca.
- Certidões de distribuição de ações cíveis perante o judiciário estadual e federal.
- Certidão de ações criminais.
- Certidão negativa de débitos trabalhistas e de distribuição de ações trabalhistas.
Realizada a homologação cadastral do fornecedor, a formalização da negociação através de um instrumento contratual é indispensável. Neste contrato, sugere-se a adoção das cláusulas abaixo listadas:
- Especificação suficientemente correta do objeto do contrato (descrição do serviço ou produto), pois um dos elementos centrais de qualquer relação jurídica é a existência de objeto determinado ou determinável, na forma do artigo 104, inciso II, do Código Civil.
- Estabelecimento de prazos bem definidos, as consequências do atraso e a multa por descumprimento do contrato.
- Possibilitar a resolução imediata do contrato ante a ocorrência do inadimplemento do mesmo, independentemente de notificação prévia ou ação judicial para tanto.
- Condicionar o pagamento das prestações à apresentação prévia das notas fiscais correspondentes e à comprovação do recolhimento dos encargos previdenciários e trabalhistas respectivos.
- Se a previsão de entrega do produto ou serviço ocorrerá em etapas, o contrato deverá prever o pagamento sempre após a aceitação de cada fase.
- Instituir que a reexecução do serviço ou a substituição do produto, caso defeituoso, deverá ocorrer às custas exclusivas do fornecedor.
Bem, depois de seguir todos os procedimentos legais é importante analisar outros sinais de possível fraude na contratação de fornecedores, como:
- Preços de produtos e serviços contratados em valores superiores à média de mercado.
- Ausência de balancetes e livros contábeis;
- Ausência de prestação de contas;
- Despesas realizadas sem a apresentação das notas fiscais correspondentes;
- Existência de despesas não relacionadas com o funcionamento da estrutura condominial;
- Despesas não aprovadas em assembleia;
IMPORTANTE: o condomínio deverá proceder o recolhimento dos encargos fiscais, previdenciários e trabalhistas que lhes são atribuíveis, pois, caso contrário, poderá incidir nos crimes de sonegação e apropriação indébita.
Obrigado e até a próxima!
