O papel é um dos itens mais utilizados dentro dos processos de gestão de um condomínio. No momento de uso ele se faz muito necessário, mas depois precisa ser arquivado ou descartado e é aí que começa a dor de cabeça. Primeiramente pela questão ambiental e depois pelo espaço que ocupa e tempo de organização.
Nem tudo precisa de papel e os condomínios que têm optado por ferramentas de administração mais modernas já estão conseguindo reduzir bastante este consumo. Com o uso de tecnologia já é possível organizar enquetes online, assembleias e reuniões, portaria, ter acesso ao boleto, solicitar chamados e fazer comunicados por email e SMS, comunicação que antes era feita de modo impresso ou por meio de cadernos específicos. Veja nosso artigo sobre Moradores Conectados.
Outra facilidade do modo online é o acesso aos documentos do condomínio. Antes o morador precisava de uma cópia do Regimento Interno ou Convensão para acompanhar as regras, agora pode consultar na página do condomínio sempre que precisar. Se somarmos cada morador que evita imprimir um documento ou um condomínio que economiza com os comunicados mensais e cadernos já teremos aí uma economia grande de papel, espaço, tempo e até mais agilidade com tarefas simples.
Alguns documentos em papel são necessários é claro, porém a maioria pode ser reduzida. O sistema de gestão integrado BRCondosOnline permite que vários serviços sejam acessados de forma virtual sem a necessidade de papel.
Veja
- Os comunicados passam a ser feitos online e ficam disponíveis no painel virtual do condomínio. Além disso, podem ser enviados por e-mail e ou SMS.
- As ocorrências também são registradas de forma online pelo morador e acompanhadas pela administradora e síndico sem necessidade do Livro de Ocorrência, vale lembrar que este método traz muito mais privacidade para o morador.
- A convocação para as assembleias é gerada e enviada pela plataforma.
- Com o Módulo Portaria não existe caderno com registros das entradas, tudo fica registrado virtualmente, encomendas e visitantes.
- Todos os documentos do condomínio ficam disponíveis para acesso dos usuários.
- Eventos e reservas também são marcados via internet.
- Os boletos podem ser acessados virtualmente, inclusive com pagamento online.
Pode demorar um pouco para os condomínios se acostumarem com este novo modelo de gestão, mas no fim das contas as vantagens são inúmeras para todos e só facilitam o dia a dia, além da economia de papel, cuidado com o meio ambiente, privacidade e agilidade.
Conheça também o Módulo Portaria da BRCondos e veja como você pode melhorar a segurança no seu condomínio.
