O Livro de Ocorrências Online é um documento obrigatório previsto em Código Civil para registrar, acompanhar e gerenciar comunicações formais entre moradores, síndico e administradora. Ele substitui o caderno físico, oferecendo mais agilidade, organização e privacidade aos usuários.
O que registrar no livro de ocorrências?
O livro de ocorrências do condomínio permite registrar reclamações sobre situações rotineiras que incomodam a vizinhança, como barulho fora do horário permitido, veículos estacionados em vagas erradas na garagem, elevadores com defeito, cachorros que latem sem parar, entre outras inconveniências.
A partir das reclamações registradas no livro de ocorrências, o síndico pode tomar uma atitude para garantir o cumprimento das regras internas e manter a boa convivência entre os moradores.
Vantagens do livro de ocorrências online
Antigamente, esses registros aconteciam em um caderno mantido na portaria ou em outra área comum do condomínio. O problema é que muitos desses livros físicos se perdiam, sofriam avarias ou degradação com o tempo quando mal armazenados.
Já os registros em livro de ocorrências online tem diversas vantagens de usabilidade, a começar pela comodidade de poder escrever ocorrências em qualquer lugar, usando o aplicativo BRCondos para smartphones, ou navegador web.
Além da agilidade, garantimos maior privacidade para registrar reclamações, pois o morador pode acessar as suas próprias ocorrências e acompanhar o status das mesmas.
Outro ponto positivo é que a informação chega ao síndico onde ele estiver, em tempo real. O profissional consegue visualizar cada registro, analisar e aplicar notificações ou multas pelo próprio sistema, mantendo o histórico permanente da ocorrência.
- Conheça também o Módulo Chamados BRCondos!
Passo a passo para abrir uma ocorrência no BRCondos
- Acesse sua conta BRCondos;
- Selecione o módulo “Livro de Ocorrências” no menu principal;
- Clique no botão “+ Ocorrência” no canto superior direito;
- Selecione as unidades envolvidas na ocorrência ou clique no botão abaixo do campo para registrar uma ocorrência para o condomínio;
- Selecione a classificação da reclamação (barulho, crianças, área de lazer, elevadores, fachadas, ar-condicionado, etc.);
- Informe a data e horário da ocorrência;
- Inclua anexos que comprovem o evento (não obrigatório);
- Escreva um título e descreva o que aconteceu;
- Clique no botão “Registrar Ocorrência” para enviar a notificação.
Boas práticas para uso do livro de ocorrências online
Registro responsável
Evite usar linguagem ofensiva, com acusações diretas ou discursos irônicos que afastam do tema. Ainda que seja um canal com privacidade garantida, cada registro vale como prova documental e tem validade jurídica, então, tenha muita cautela com as expressões usadas e evite transtornos.
Explique o que aconteceu com clareza, objetividade e respeito. Anexe documentos comprobatórios e forneça detalhes sobre fatos relevantes, como o que aconteceu, quando e onde.
Privacidade e ética
Não faça do relato um ataque pessoal: foque no problema, não em pessoas específicas.
Por mais que a conversa seja restrita ao usuário que abriu o chamado e o síndico, garantindo uma privacidade que o livro físico não oferece, evite expor nomes de terceiros sem necessidade.
Classifique as ocorrências
Utilize classificações para facilitar o acompanhamento dos chamados em lote. Existem várias categorias predefinidas no BRCondos Online, basta selecionar aquela que corresponde ao seu chamado.
Acompanhamento e resposta
É importante ter um prazo de qualidade entre a data de abertura e a resposta da ocorrência. Sugerimos sempre que o síndico revise os chamados, no mínimo, duas vezes por semana para solucionar pendências relevantes num tempo hábil.
No aplicativo BRCondos, os envolvidos recebem a movimentação de respostas por e-mail ou push, facilitando o monitoramento da pendência.
Histórico e transparência
Assim como a versão física, um livro de ocorrências online deve ser acessível para todos os moradores e garantir um histórico confiável, com espaço para corrigir ou complementar informações por meio de respostas, sem apagar registros anteriores.
Dúvidas frequentes sobre o livro de ocorrências online BRCondos (FAQ)
- Quem pode ver as ocorrências registradas?
Os registros só podem ser visualizados pelos envolvidos no chamado, geralmente o morador e o síndico. Lembre-se que esse é um documento oficial e, eventualmente, os registros podem ser usados como provas jurídicas.
- Posso fazer uma denúncia anônima?
Não é possível abrir uma reclamação anônima no livro de ocorrências, uma vez que cada interação é rastreável e vinculada à conta de quem abriu a reclamação. Mas, não se preocupe: este canal foi pensado para proteger a privacidade dos usuários.
- Consigo acompanhar o andamento das ocorrências?
Sim, você consegue acompanhar toda a movimentação de três formas: por e-mail, recebendo uma notificação push (alerta do aplicativo no celular) ou consultando proativamente no sistema BRCondos.
- Preciso instalar o aplicativo BRCondos para usar o livro de ocorrências?
Você pode instalar o aplicativo BRCondos para maior comodidade, mas existem outras alternativas: use a versão para navegador web ou registre a ocorrência com apoio do porteiro do condomínio, usando o Módulo BRCondos Hall.
- Quem é o responsável por moderar os registros?
O sistema BRCondos preza por processos transparentes no condomínio. Todos os moradores podem registrar suas próprias reclamações que, por sua vez, devem ser visualizadas e respondidas pelo síndico. Mensagens enviadas não podem ser deletadas.
- O síndico pode encerrar uma ocorrência?
O síndico recebe as ocorrências, analisa cada chamado e toma as providências necessárias de acordo com cada reclamação. Ele pode encerrar a ocorrência após responder.
Quando o chamado é encerrado por engano ou precisa de novas atualizações, o autor pode reabrir a reclamação para adicionar uma resposta.
Comunicação efetiva com o livro de ocorrências online da BRCondos!
A tecnologia pode facilitar a comunicação entre moradores e síndicos sem gerar desgastes necessários. Não deixe de acessar mais esta funcionalidade do sistema BRCondos.
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