A assembleia extraordinária é uma reunião convocada para tratar de assuntos urgentes, específicos ou fora da rotina condominial, que precisam ser discutidos imediatamente e não podem aguardar uma assembleia ordinária.
Assembleia extraordinária vs ordinária: entenda as diferenças
Tanto a assembleia ordinária quanto a assembleia extraordinária são reuniões previstas no Código Civil, convocadas pelo síndico (art. 1348, I), por um quarto moradores (art. 1.350, §2º) ou por membros do conselho para discutir questões importantes do condomínio.
Existem diferenças cruciais entre cada modalidade:
- Assembleia ordinária é uma reunião anual obrigatória (art. 1.350), onde são discutidos assuntos rotineiros, como a prestação de contas, aprovação de orçamentos e eleição de membros do conselho fiscal;
- Assembleia extraordinária (art. 1355) é facultativa e serve para resolução de questões urgentes, que não podem aguardar a assembleia ordinária, como obras e reformas emergenciais, alterações da convenção e outros temas.
Quando uma assembleia extraordinária deve ser convocada?
Uma assembleia extraordinária é convocada quando surge uma questão urgente e inadiável que compromete a segurança e as finanças do condomínio.
Ela acontece fora do calendário regular do condomínio. É comum discutir sobre a utilização do fundo de reserva, plano de ações imediatas e outras decisões, muitas vezes custosas para o condomínio, que afetam a rotina dos moradores.
Assuntos exclusivos de assembleias extraordinárias
A assembleia extraordinária é comumente acionada para debater temas urgentes, como:
- Obras urgentes e emergenciais que evitam deterioração do patrimônio;
- Aprovação de obras úteis e melhorias que aumentam ou facilitam o uso comum;
- Benfeitorias para lazer ou embelezamento do imóvel;
- Construção de novos pavimentos ou ampliação do edifício;
- Mudança da destinação do condomínio (de comercial para residencial, e vice-versa);
- Alterações da convenção e regulamento interno envolvendo temas específicos e urgentes;
- Mudanças administrativas;
- Contratação de novos serviços essenciais, como terceirizada para limpeza ou vigilância;
- Assuntos jurídicos que envolvem o condomínio, entre outras pautas.
Como convocar uma assembleia extraordinária corretamente?
Para maior sucesso e validação legal da assembleia, siga os seguintes passos:
1. Convocação
A convocação de uma assembleia extraordinária acontece por iniciativa do síndico, conselhos do condomínio ou de um quarto dos condôminos, conforme o Código Civil e a convenção condominial.
2. Edital de convocação
Preencha um documento oficial contendo:
- Nome e endereço do condomínio;
- Data, horário e local (presencial ou virtual) da assembleia;
- Pauta detalhada dos assuntos a serem discutidos e votados;
- Indicação do quorum necessário para aprovação;
- Nome do responsável pela convocação.
Reforçamos que somente os temas previamente pautados poderão ser votados pelos condôminos. Preste muita atenção ao criar a pauta da sua assembleia extraordinária!
3. Divulgação
Todos devem ser comunicados com antecedência suficiente para organizar a agenda ou selecionar questões relevantes sobre a pauta para contribuir com o encontro.
O ideal é que os moradores sejam informados sobre o evento entre 5 e 10 dias antes da data marcada, ou conforme prazo definido em convenção. O convite formal é entregue em mãos, por e-mail ou aplicativo BRCondos, além de ser fixado em quadro de avisos do condomínio conforme o regimento interno.
Certifique-se de que a informação é acessível para todos, sem restrições. Não notificar um condômino sobre a assembleia é suficiente para anular todas as decisões feitas durante a reunião.
Conduzindo a assembleia extraordinária: passo a passo
A assembleia é conduzida por um presidente de mesa eleito pelos condôminos presentes. Nem sempre o síndico tem permissão para conduzir, dependendo da convenção. A função do presidente é dar voz a todos e respeitar as regras predefinidas.
Outro personagem importante é o secretário, responsável por redigir a ata da reunião de forma clara e objetiva. O documento deve conter um resumo das discussões, decisões, resultados das votações, lista de presença e assinatura dos participantes.
Existe um quórum mínimo para cada tipo de deliberação do condomínio, que geralmente varia entre 2/3 dos condôminos, maioria simples (+50% dos presentes), maioria absoluta (+50% de todos os condôminos) e unanimidade (100% dos condôminos).
Por fim, a ata é disponibilizada para todos, incluindo os condôminos ausentes. O registro do documento em cartório é opcional, mas todos os moradores devem ter acesso à cópia do documento entregue em mãos, por e-mail ou anexada ao módulo de Assembleia Virtual do BRCondos Online, facilitando a consulta dos interessados.
Para tornar a assembleia mais eficiente, siga estritamente as pautas aprovadas, sem desviar o assunto. Estimule a participação dos condôminos para alinhar expectativas e evitar conflitos de interesses, além de acompanhar a execução das ações para garantir a conformidade das decisões.
Assembleias extraordinárias virtuais: legislação e procedimentos
A legislação brasileira muda com frequência para se adequar ao comportamento social e acompanhar a transformação digital, que avançou drasticamente com as novas tecnologias de informação.
Ainda assim, é possível que você tenha questionado: fazer a assembleia online altera a sua validade legal? A resposta é: não, não altera!
As assembleias virtuais ou híbridas são previstas na Lei n.º 14.309/2002. Ela alterou o Código Civil, que mencionava somente as assembleias presenciais, incluindo novas abordagens e a possibilidade de deliberações virtuais.
Embora os meios para realizar a reunião sejam outros, a prática continua igual: os processos de convocação, condução em ambiente digital, regras e disponibilização da ata devem ser respeitados.
Documentação da assembleia extraordinária
A documentação da assembleia extraordinária de condomínio inclui, obrigatoriamente, os seguintes registros:
- Edital de convocação: documento formal notificando a data, hora, local, pauta e identificação do condomínio e solicitante;
- Lista de presença: nome de todos os moradores presentes com nome, unidade e assinatura;
- Ata da assembleia: descrição de todas as decisões tomadas, debates principais, quórum atingido para cada votação, lista de presença, nome do presidente e secretário da mesa;
- Procuração (se houver representantes): apresentar documentos que autorizam terceiro a representar outro condômino, concedendo permissão para votar e participar das decisões em nome do proprietário;
- Comunicação pós-assembleia: divulgação das deliberações da assembleia, normalmente em até 8 dias após a conclusão do evento, com base na Lei n.º 4.591/1964 (art. 24, §2º), devidamente registradas em ata de reunião e disponibilizada para conferência dos moradores.
Considere que a ata da assembleia é um documento oficial do condomínio e, portanto, deve ser cuidadosamente guardado para eventuais consultas.
Enquanto o Módulo Assembleia Virtual contribui para preparar atas de reunião com segurança, registrar a documentação no Módulo Documentos do aplicativo BRCondos garante a conformidade legal e a transparência do processo.
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O módulo de Assembleia Virtual do BRCondos ainda permite votar e acompanhar resultados em tempo real, com muito mais transparência e confiança.
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