Com o avanço de tecnologias que auxiliam na gestão de empresas, os condomínios têm se beneficiado muito em vários aspectos e funcionalidades. Em relação às finanças, por exemplo, cada vez mais são lançadas ferramentas que auxiliam o controle financeiro, muito mais eficientes e que possibilitam a criação de uma rotina de controladoria.
A controladoria se baseia em dois princípios: o de controle futuro e da agregação de subsistemas. Ela também contribui para decisões mais assertivas, processos transparentes e excessos eliminados.
No caso de condomínios podemos definir o primeiro princípio como a nossa previsão orçamentária. É necessário ter previsibilidade dos gastos e de quanto o condomínio precisa em caixa para operar sem interrupções de serviços, bem como evitar pagar em atraso suas obrigações, que geram mais despesas.
Já no caso do segundo princípio, o condomínio deve definir muito bem suas áreas e o que cada uma agrega para o funcionamento dele. Aqui podemos citar por exemplo, a portaria, recepção, zeladoria, manutenção, jardinagem, administração, sindicância, entre outras. Quem é responsável pela gestão do condomínio, deve estar atento às mudanças do mercado e sempre se perguntar a razão de existir de cada área e o que pode ser feito para melhorar a gestão de cada setor.
Novas tecnologias podem trazer mais eficiência e economia. Um exemplo disso são os pagamentos em cheque, que apesar de serem ainda muito comuns no mercado condominial, já são superados por pagamentos eletrônicos, que trazem muito mais segurança e confiabilidade.
Tendo essa visão do condomínio como uma empresa, um dos pontos mais importantes para que de fato haja transparência – um dos principais objetivos de uma controladoria – é a utilização de ferramentas sistêmicas que possam organizar as informações de maneira simples e clara.
Uma boa gestão de documentos também é importante para que o condomínio se mantenha regularizado e em dia com os seus compromissos fiscais.
Desta maneira, o síndico, além de conquistar a confiança dos condôminos, pode gerar interesse e uma maior participação de todos na gestão do condomínio. Quando você consegue engajar os condôminos, passa a contar com mais apoio, boas ideias, participação e mais pessoas trabalhando para continuamente melhorar o lugar onde vivem.
