As decisões em assembleias definem tanto as regras quanto as ações que serão realizadas pelo condomínio nos meses após a reunião. Normalmente as decisões envolvem gastos do fundo de reserva, logo, é importante que todos concordem ou pelo menos estejam cientes para garantir a legalidade da decisão.
Dito isso, você sabe como as decisões em assembleias devem ser formalizadas aos moradores do condomínio? Vamos explicar as principais regras sobre esse procedimento e entregar algumas dicas úteis para você, síndico, proceder corretamente!
Por que formalizar as decisões em assembleias?
A assembleia geral ordinária deve ser realizada uma vez por ano, obrigatoriamente, para a prestação de contas aos condôminos e para o melhor entendimento da gestão do condomínio.
Durante a reunião, os participantes podem discutir e votar pautas de interesse coletivo, como o uso das finanças, a administração, a convivência e a realização de melhorias. Cada pauta possui um quórum específico para a aprovação das propostas.
O registro inadequado dos eventos pode resultar na nulidade da assembleia e trazer consequências práticas aos responsáveis da mesa. Formalizar as decisões dos moradores durante o encontro é essencial para garantir a validade jurídica do processo e respaldar a gestão contra possíveis questionamentos.
Como lidar com a contestação de uma decisão da assembleia
Eventualmente, certas decisões aprovadas em assembleias por maioria simples podem desagradar a alguns moradores, que respondem “Eu não aprovei isso” ou “Eu não fiquei sabendo daquilo”.
Esse argumento, por si, acende um alerta: excluir injustamente um condômino de uma assembleia, seja ela ordinária ou extraordinária, é considerado uma infração grave o suficiente para invalidar todas as deliberações do encontro.
Então, se houver contestação, como comprovar que uma pauta foi ou não aprovada pelos moradores? Como demonstrar que todos estavam cientes do encontro, receberam o edital de convocação e tiveram a oportunidade de expressar sua opinião? É aí que entra a ata da assembleia.
O objetivo da ata da reunião é justamente formalizar os assuntos discutidos, acordos feitos e registrar votos dos moradores. Os meios de convocação e comprovantes de recebimento do edital, físicos ou digitais, também podem ser anexados para maior segurança e respaldo legal do processo.
Boas práticas para formalizar decisões em assembleias
Existem 4 boas práticas que podem ser adotadas para uma assembleia eficiente e eficaz. Confira a seguir!
Elaboração e redação da ata
A redação da ata de assembleia deve ser imparcial e formal, focando em descrição dos fatos. Relate com precisão os horários, participantes (identificando unidades e cargos), pauta, deliberações, votos e forma de convocação (primeira ou segunda chamada).
Assinatura e distribuição
A ata deve ser assinada pelo presidente da mesa, secretário da assembleia e, se possível, por condôminos presentes para formalizar a decisão. Uma cópia do documento deve ser disponibilizada aos condôminos após a reunião, em mãos ou pelo sistema utilizado pela administradora do condomínio.
Registro e arquivamento
O registro da ata em cartório não é obrigatório, mas é recomendado quando são tomadas decisões que impliquem mudanças legais, como alteração da convenção ou eleição de síndico.
Para garantir a transparência da assembleia, todos os condomínios administrados pela BRCondos têm acesso garantido ao conteúdo no Módulo Documentos do aplicativo para eventuais consultas.
Cumprimento das decisões e comunicação
Colocar as decisões em prática é tão importante quanto o próprio processo de deliberação. Elas devem ser implementadas dentro dos prazos estabelecidos, com atualização constante sobre o andamento de cada proposta. A comunicação é feita para todos, incluindo inquilinos e pessoas que não participaram da assembleia.
Assembleia Virtual: facilitando as suas decisões
A assembleia virtual é uma alternativa inclusiva e democrática: ela permite a participação remota dos condôminos, seja qual for a localização, que podem analisar a pauta com antecedência e votar em enquetes totalmente online.
O Módulo Assembleia Virtual do BRCondos Online também facilita a extração de dados completos que garantem segurança jurídica ao processo, como o nome, o horário e a função de quem visualizou e votou, tudo em poucos cliques.
Você também conta com o apoio da nossa Administração de Condomínios em cada etapa do processo, da convocação ao registro e divulgação da ata no sistema.
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