As decisões em assembleias definem tanto as regras quanto as ações que serão realizadas pelo condomínio nos meses após a reunião. Normalmente as decisões envolvem gastos do fundo de reserva, logo, é importante que todos concordem ou pelo menos estejam cientes para garantir a legalidade da decisão.
Dito isso, você sabe como as decisões em assembleias devem ser formalizadas aos moradores do condomínio? Vamos explicar as principais regras sobre esse procedimento e entregar algumas dicas úteis para você, síndico, proceder corretamente!
Por que formalizar as decisões em assembleias?
A assembleia geral ordinária deve ser realizada uma vez por ano, obrigatoriamente, para a prestação de contas aos condôminos e para o melhor entendimento da gestão do condomínio.
Durante a reunião, os participantes podem discutir e votar pautas de interesse coletivo, como o uso das finanças, a administração, a convivência e a realização de melhorias. Cada pauta possui um quórum específico para a aprovação das propostas.
O registro inadequado dos eventos pode resultar na nulidade da assembleia e trazer consequências práticas aos responsáveis da mesa. Formalizar as decisões dos moradores durante o encontro é essencial para garantir a validade jurídica do processo e respaldar a gestão contra possíveis questionamentos.
Como lidar com a contestação de uma decisão da assembleia
Certas decisões aprovadas em assembleias por maioria simples podem desagradar a alguns moradores, que prontamente respondem: “Eu não aprovei isso” ou “Eu não fiquei sabendo daquilo”.
Esse argumento, por si só, acende um alerta: excluir um condômino de uma assembleia, seja ela ordinária ou extraordinária, é uma infração grave o suficiente para invalidar todas as deliberações do encontro.
Caso haja contestação, como comprovar que uma pauta foi aprovada pelos moradores? Como demonstrar que todos estavam cientes da reunião, receberam o edital de convocação e tiveram a oportunidade de se manifestar?
É aí que entra a ata da assembleia.
A ata tem como propósito formalizar os assuntos discutidos, os acordos firmados e os votos dos moradores. Para maior segurança e respaldo legal, comprovantes de convocação e de recebimento do edital, físicos ou digitais, podem ser anexados ao documento.
Boas práticas para formalizar decisões em assembleias
Existem 4 boas práticas que podem ser adotadas para uma assembleia eficiente e eficaz. Confira a seguir!
Elaboração e redação da ata
A redação da ata de assembleia deve ser imparcial e formal, focando na descrição dos fatos. Relate com precisão os horários, participantes (identificando unidades e cargos), pauta, deliberações, votos e forma de convocação (primeira ou segunda chamada).
Assinatura e distribuição
A ata deve ser assinada pelo presidente da mesa, secretário da assembleia e, se possível, por condôminos presentes para formalizar a decisão. Uma cópia do documento deve ser disponibilizada aos condôminos após a reunião, em mãos ou pelo sistema utilizado pela administradora do condomínio.
Registro e arquivamento
O registro da ata em cartório não é obrigatório, mas é recomendado quando são tomadas decisões que impliquem mudanças legais, como alteração da convenção ou eleição de síndico.
Para garantir a transparência da assembleia, todos os condomínios administrados pela BRCondos têm acesso garantido ao conteúdo no Módulo Documentos do aplicativo para eventuais consultas.
Cumprimento das decisões e comunicação
Colocar as decisões em prática é tão importante quanto o próprio processo de deliberação. Elas devem ser implementadas dentro dos prazos estabelecidos, com atualização constante sobre o andamento de cada proposta. A comunicação é feita para todos, incluindo inquilinos e pessoas que não participaram da assembleia.
Assembleia Virtual: facilitando as suas decisões
A assembleia virtual é uma alternativa inclusiva e democrática: ela permite a participação remota dos condôminos, seja qual for a localização, que podem analisar a pauta com antecedência e votar em enquetes totalmente online.
O Módulo Assembleia Virtual do aplicativo BRCondos também facilita a extração de dados completos que garantem segurança jurídica ao processo, como o nome, o horário e a função de quem visualizou e votou, tudo em poucos cliques.
Para maior segurança do processo, a administradora BRCondos também garante o suporte em cada etapa do processo — da convocação e instauração da assembleia à divulgação da ata no sistema.
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