As decisões em assembleias definem tanto as regras quanto as ações que serão realizadas pelo condomínio nos meses após a reunião. Normalmente as decisões envolvem gastos do fundo de reserva, logo, é importante que todos concordem ou pelo menos estejam cientes para garantir a legalidade da decisão.
Dito isso, você sabe como as decisões em assembleias devem ser formalizadas aos moradores do condomínio? Vamos explicar as principais regras sobre esse procedimento e entregar algumas dicas úteis para você, síndico, proceder corretamente!
Afinal, por que formalizar as decisões em assembleias?
A assembleia de condomínio deve ser realizada uma vez por ano, no mínimo, para prestar contas aos condôminos e entender como o condomínio tem sido gerenciado.
Durante essas reuniões, os participantes podem deliberar sobre pautas de interesse coletivo, como uso das finanças, administração, convivência e melhorias.
Cada pauta possui um quórum para aprovação das propostas. Somente os projetos aprovados por maioria de votos, conforme as regras do quórum, podem ser realizados pelo síndico.
Lidando com a contestação de decisões em assembleias
Eventualmente, certas decisões aprovadas em assembleias (especialmente aquelas definidas por maioria simples em encontros com poucos participantes) podem desagradar alguns moradores. E a primeira reação costuma ser: “eu não aprovei isso” ou “eu não fiquei sabendo daquilo”.
Esse argumento, por si só, é problemático, pois excluir injustamente um condômino de uma assembleia, seja ela ordinária ou extraordinária, é considerada uma infração grave o suficiente para invalidar todas as deliberações do condomínio.
Então, se houver contestação, como comprovar que uma pauta foi ou não aprovada pelos moradores? Como demonstrar que todos estavam cientes e tiveram a oportunidade de expressar sua opinião sobre o tema? É aí que entra a ata da assembleia.
O objetivo da ata é justamente formalizar tudo o que foi discutido e acordado entre os condôminos durante a reunião, assegurando a conformidade legal do processo.
Boas práticas para formalizar decisões em assembleias
Existem 4 boas práticas que podem ser adotadas para uma assembleia eficiente e eficaz. Confira a seguir!
Elaboração e redação da ata
A redação da ata de assembleia deve ser imparcial e formal, focando em descrição dos fatos. Relate com precisão os horários, participantes (identificando unidades e cargos), pauta, deliberações, votos e forma de convocação (primeira ou segunda chamada).
Assinatura e distribuição
A ata deve ser assinada pelo presidente da mesa, secretário da assembleia e, se possível, por condôminos presentes para formalizar a decisão. Uma cópia do documento deve ser disponibilizada aos condôminos após a reunião, em mãos ou pelo sistema utilizado pela administradora do condomínio.
Registro e arquivamento
O registro da ata em cartório não é obrigatório, mas é recomendado quando são tomadas decisões que impliquem mudanças legais, como alteração da convenção ou eleição de síndico.
Para garantir a transparência da assembleia, todos os condomínios administrados pela BRCondos têm acesso garantido ao conteúdo no Módulo Documentos do aplicativo para eventuais consultas.
Cumprimento das decisões e comunicação
Colocar as decisões em prática é tão importante quanto o próprio processo de deliberação. Elas devem ser implementadas dentro dos prazos estabelecidos, com atualização constante sobre o andamento de cada proposta. A comunicação é feita para todos, incluindo inquilinos e pessoas que não participaram da assembleia.
Assembleia Virtual: facilitando as suas decisões
A assembleia virtual é uma alternativa inclusiva e democrática: ela permite a participação remota dos condôminos, seja qual for a localização, que podem analisar a pauta com antecedência e votar em enquetes totalmente online.
O Módulo Assembleia Virtual do BRCondos Online também facilita a extração de dados completos que garantem segurança jurídica ao processo, como o nome, o horário e a função de quem visualizou e votou, tudo em poucos cliques.
Você também conta com o apoio da nossa Administração de Condomínios em cada etapa do processo, da convocação ao registro e divulgação da ata no sistema.
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